ホテラファミリーへのご入社をご検討いただき、誠にありがとうございます。  ホテラ、または採用応募概要においてご明示した通りその子会社および関連会社 (以下「ホテラ」、「当社」または「弊社」)は、お客様のプライバシーを尊重し、お客様の個人情報を保護する責任を負っています。この「求職者のプライバシーに関する通知」(以下「本通知」) では、ホテラ が採用応募および採用プロセスにおいてお客様の個人情報を収集、使用、共有、またはその他の方法で処理する方法について説明します。本通知は求職者のみに適用され、求職者が応募するすべての採用ポジションを対象とします。 

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本通知において、「個人情報」とは、お客様を識別することができ、適用されるデータ保護法、法令、または規制の対象となる、またはその他の方法で保護される、あらゆる情報または情報の組み合わせを指します。
すべての情報は任意で提供されるものであり、ホテラに提供する情報の種類と範囲はお客様が決定します。ただし、応募を検討するために必要な個人情報 (資格や職歴の証明など) をご提供いただけない場合は、採用応募を処理することができません。 

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個人情報の収集

ホテラの求人に応募される場合、当社は応募者(求職者)に対して、応募内容を評価するために応募者に関する個人情報の提供をお願いすることがあります。  当社は、次のような個人情報を収集し、処理することがあります：

•    連絡先情報：氏名、住所、電子メールアドレス、電話番号、その他の連絡先情報。
•    雇用に関する詳細：履歴書、職務経歴書、カバーレター、または同様の文書に記載されている情報、または当社との面接やその他の契約時に記載された情報。
•    経歴情報：学位、証明書、成績証明書、クレジットヒストリー、および/または犯罪歴調査を含む学歴（応募に関連し、適用される法律で許可されている場合）。
•    財務データ：給与、税務情報、福利厚生、経費、社内手当、株式・出資手当
•    その他、個人的な嗜好、趣味、社会的嗜好など、お客様が当社と共有することを選択した、お客様のアプリケーションに含まれる固有の情報。
•    センシティブな個人情報：ホテラでは、応募者の宗教、性的指向、政治的所属などに関するセンシティブな個人情報の提出を求めることはありません。障害をお持ちの方で、当社による配慮を希望される場合は、採用プロセスにおいてその情報を提供していただくことができます。国によっては、当社の機会均等プログラムおよびコンプライアンスを監視する目的で、人種、民族、性別などの情報をお尋ねする場合があります。ただし、応募の目的上、これらの情報は任意です。このような情報をご提供いただいても、採用選考の過程で考慮されることはありません。

情報源 

多くの場合、当社は応募フォームや面接プロセスなどを通じて、本人から直接個人情報を収集します。  また、当社は、当社の人材紹介業者、身元調査および信用調査のプロバイダー、雇用資格および確認プロセスを支援する公的機関、一般に入手可能な情報源、およびあなたの身元確認先から、あなたに関する、またはあなたに関連する個人情報を収集することがあります。例えば、仕事関連のソーシャルメディアサイト（LinkedInなど）などの第三者が保存している特定の個人情報へのアクセスを当社に提供することもできます。当社は、お客様のソーシャルメディア・アカウントへのアクセスまたは管理に使用できるいかなる詳細情報も要求しませんし、当社に提供しないでください。

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利用データの収集  

当社のいずれかのウェブサイトを通じて求人に応募する場合、当社は特定の利用データを収集することがあります。オンラインで提出された応募を含む、当社のウェブサイトやその他のオンラインサービス、または当社とのその他のビジネスまたは職業上の関係において、当社がどのように情報を収集するかについては、当社のウェブサイトのプライバシーポリシーをご覧ください。

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個人情報の利用目的

当社は、適用される法律が許可する場合、または要求する場合、当社の採用応募および採用プロセスを満たすため、または当社のその他の合法的な事業利益のために、お客様の個人情報を使用します。例えば、当社は以下の目的で個人情報を使用することがあります： 

•    スキル、資格、関心の評価を含む、求職者の特定と評価。
•    お客様の情報を確認し、雇用、経歴、照会調査を完了すること。これは、適用される法律で義務付けられている場合、お客様の同意が必要となる場合があります。
•    採用プロセスおよび応募に関する連絡。
•    法的、司法上、規制上、行政上、またはその他の企業上の要件（犯罪歴やその他の身元調査を行うことを義務付ける要件を含みますが、これらに限定されません）の遵守。
•    満足度調査の実施を含む、応募および採用プロセスの分析と改善。
•    雇用プロセスにおいて、特別なニーズを持つ可能性のある人への対応。
•    法律で要求され、または許可された場合に、ホテラ社、他の求職者、従業員、または公衆の権利、利益、および財産を保護すること。

当社は、本通知に従ってのみお客様の個人情報を使用します。関連性のない目的でお客様の個人情報を使用する必要がある場合は、可能な範囲でお客様に通知し、法律で義務付けられている場合はお客様の同意を求めます。当社は、適用される法律または規制により許可されている場合、お客様の同意なしにお客様の個人情報を使用することがあります。 

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データ共有

当社は、採用応募および採用プロセスに関与する適切な職員に対して、お客様の個人情報をホテラ社内で開示します。  また、雇用確認および身元調査を含むがこれに限定されない、当社の採用応募および採用プロセスの管理を支援するためにかかる情報を必要とする当社の指定代理店または第三者サービスプロバイダーにも、お客様の個人情報を開示することがあります。当社は、法律、またはお客様もしくは当社が従うべき規制上の要件によって要求された場合、お客様の個人情報を第三者と共有します。当社は、お客様との業務関係を管理するために必要な場合、または当社の事業運営に必要な場合、当社の事業や法的利益を守るために必要な場合など、当社が正当な事業上の利益を有する場合に、個人情報を共有することがあります。 

また弊社は、お客様の個人情報を、ホテラまたはお客様が従事する事業分野の買収者候補または投資家候補と共有する場合があります。弊社は、合併、分割、リストラクチャリング、再編、解散、その他 ホテラ の業務または資産の一部または全部の売却または譲渡が行われる場合、それが継続的なものであるか、破産、清算、または類似の手続きの一環であるかにかかわらず、お客様の個人情報を共有することがあります。
お客様の個人情報を販売することはありません。
当社は、いかなる目的であれ、当社が収集または保有するお客様の個人情報を他の第三者に販売、貸与、リースすることはありません。従って、当社ではそのような行為を行わないため、個人情報の販売から「オプトアウト」することはできません。

 

データロケーション

ホテラはグローバル企業であり、本社は日本にあります。ホテラが収集および処理する情報 (個人情報を含む) は、日本、採用応募先の現地オフィス、およびホテラが事業を展開するその他の国で保管されます。日本およびその他の国では、お客様の国の法律と同レベルの保護が提供されない場合があることをご了承ください。このような情報の提供を継続することにより、お客様は、お客様の個人情報が日本およびホテラが事業展開しているその他の国に転送され、保管されることに同意したものとみなされます。 

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保存スケジュール

応募が採用に至らなかった場合、ホテラでは応募者（およびそこに記載された個人情報）を応募日から24ヶ月間保管し、将来の採用の検討候補とします。24ヶ月が経過した時点で、応募書類（およびそこに記載された個人情報）は当社の記録から消去されます。採用応募の結果、採用が決定した場合、採用プロセスで収集された個人情報は、あなたの名前で設定された電子人事ファイルに転送され、雇用期間中保持されます。個人情報の保存期間および処理方法については、新しい従業員データ・プライバシーポリシーでお知らせします。

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セキュリティ

ホテラではお客様の個人情報のセキュリティ保護に努めており、お客様の個人情報を不正なアクセス、使用、開示から保護するため、さまざまなセキュリティ技術や手順を採用しています。ただし、いかなる情報システムも完全に安全であることは不可能であるため、お客様の個人情報の絶対的な安全性を保証することはできません。また、インターネットやワイヤレス ネットワークなど、当社が管理していないネットワークを通じてお客様が ホテラに送信する情報のセキュリティについて、当社は責任を負いません。お客様は、ご自身の責任において、いかなる情報およびデータも当社に提供するものとします。お客様の個人情報の安全性およびセキュリティもお客様次第です。  当社がお客様にホテラプラットフォームへのアクセスに必要なユーザーIDとパスワードを提供した場合 (またはお客様が選択した場合)、お客様はこれらのログオン資格情報の安全性と機密性を維持し、他人に漏洩しないことに責任を負います。当社のオンラインプラットフォームへのユーザーIDまたはパスワードが漏洩したと信じるに足る理由がある場合は、直ちに当社にご連絡ください。

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免責事項：当社に対するお客様の義務

お客様がホテラに提供する個人情報については、その個人情報がお客様自身に関するものか第三者に関するものかを問わず、(i) 当該個人情報が正確、適切、完全であること、(ii) 当該個人情報をホテラに提供する正当な根拠があること、(iii) 当該個人情報を ホテラに提供した第三者に対して本通知を提供したこと、および/または当該第三者から同意を得たことを、継続的に確認する必要があります。お客様が本通知で特定される個人情報を当社に提供しないことを選択された場合、ホテラは契約上または法律上の義務を履行できない可能性があり、そのような場合、ホテラでの雇用が許可されないことがあります。お客様は、このような状況から直接生じるいかなる結果についても、ホテラが責任を負わないことを認識し、これに同意するものとします。 

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データ・プライバシー権

お客様の居住地またはホテラが営業する司法管轄区域によっては、お客様が一定のデータ保護権を有する場合があります。これらのデータプライバシー権を行使するには、下記の「お問い合わせ」セクションに従って、当社にご連絡いただくか、お客様の委任代理人から当社にご連絡ください。ただし、データ保護法に基づいて与えられる権利は絶対的なものではなく、多くの場合、雇用の募集および応募プロセスに従って収集または処理された個人情報は対象外であることにご注意ください。  従って、ホテラでは、お客様から提出されたデータ要求に応じて、データ処理活動の実施または変更を控えることが許可される場合があります。

当社は、本通知に記載された方法でのみお客様の個人情報を使用します。ただし、当社は、当社のウェブサイトに改訂版を掲載することにより、本通知の条件をいつでも変更する権利を留保します。個人情報の収集時に記載された方法と異なる方法で個人情報を使用することを決定した場合は、法律で義務付けられている範囲で、お客様にその旨を通知します。

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お問い合わせ

ホテラによるお客様の個人情報の処理方法に関するご質問、ご不明な点、またはご意見 (ここに記載されている権利および特権の行使を希望される場合を含む) がございましたら、下記までご連絡ください： 
•    書面にて107-0062 東京都港区南青山2-8-40 青山センタービル2F 個人情報保護担当 宛

•    最終改正日は2023年7月31日である。